Zeiterfassung in der Gebäudereinigung: Was Pflicht ist und wie es einfach geht

Kaum eine Branche wird bei der Arbeitszeit so genau geprüft wie die Gebäudereinigung. Viele Beschäftigte, viele Einsatzorte, Arbeit zu Randzeiten – das macht saubere Aufzeichnungen schwierig und gleichzeitig besonders wichtig.

Welche Pflichten gelten?

Die Gebäudereinigung gehört zu den Branchen, für die § 17 des Mindestlohngesetzes besondere Aufzeichnungspflichten vorsieht. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Darüber hinaus hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland grundsätzlich verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Für Reinigungsfirmen bestätigt das, was ohnehin gilt: Arbeitszeit muss vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Wer prüft das?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls kontrolliert die Einhaltung des Mindestlohns und der Aufzeichnungspflichten. Bei einer Prüfung müssen die Unterlagen schnell und vollständig vorliegen. Fehlende oder nachträglich erstellte Stundenzettel sind ein Risiko.

Papier, Excel oder App?

Papier-Stundenzettel sind erlaubt, aber fehleranfällig: Sie gehen verloren, sind schwer lesbar und müssen abgetippt werden. Excel-Listen sind kaum besser, weil sie keine Änderungen protokollieren. Eine digitale Zeiterfassung per App erfüllt die Pflicht nebenbei, weil jede Buchung mit Zeitstempel gespeichert und Änderungen nachvollziehbar sind.

Worauf es bei einer Zeiterfassungs-App ankommt

• Objektbezug: Jede Buchung gehört zu einem Einsatz und damit zu Objekt und Kunde.
• Offline-Fähigkeit: Kellerräume und Tiefgaragen haben oft kein Netz.
• Einfache Bedienung: Ein Knopf zum Starten, einer zum Beenden – auch für Menschen mit wenig Deutschkenntnissen.
• Protokollierte Korrekturen: Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.
• Export für Lohn und Kunde: Die Daten sollen ohne Abtippen weiterverarbeitet werden.

Standortdaten und Datenschutz

Viele Apps speichern beim Ein- und Ausstempeln den Standort. Das hilft bei der Zuordnung zum Objekt, sind aber personenbezogene Daten. Speichern Sie deshalb nur den Standort beim Start und Ende, keine Bewegungsprofile, und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden transparent. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Einführung technischer Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle ein Mitbestimmungsrecht.

Fazit

Digitale Zeiterfassung ist in der Gebäudereinigung kein Selbstzweck. Sie erfüllt gesetzliche Pflichten, spart der Verwaltung jeden Monat Arbeit und liefert die Grundlage für korrekte Löhne und Rechnungen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unsere Seite zur Zeiterfassung für Reinigungsfirmen.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: November 2026.