Buchhaltung für Gebäudereiniger: Belege, DATEV-Export und Umsatzsteuer ohne Pendelordner

Die Buchhaltung einer Reinigungsfirma ist kleinteilig: viele Kunden mit Monatsrechnungen, Sonderleistungen, Material- und Fahrzeugkosten, dazu Löhne für viele Teilzeitkräfte. Wer Belege in Ordnern sammelt und an die Kanzlei schickt, verliert Zeit und Überblick.

Ausgangsrechnungen aus dem System

Entstehen Rechnungen direkt aus Aufträgen und Zeiten, sind sie vollständig erfasst und lassen sich exportieren. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Ausstellen folgt 2027 beziehungsweise 2028 – mehr dazu im Beitrag zur E-Rechnung.

Eingangsrechnungen mit Freigabe

Lieferantenrechnungen werden erfasst, inhaltlich geprüft und von der Geschäftsleitung freigegeben, bevor sie bezahlt werden. So landen keine falschen Preise oder doppelten Rechnungen in der Zahlung.

Zahlungen zuordnen

Kontoauszüge werden importiert und Zahlungen den offenen Rechnungen zugeordnet. Offene Posten und Mahnungen sind damit immer aktuell.

Übergabe an Kanzlei und Lohnbuchhaltung

Viele Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV. Ein DATEV-Export mit Buchungsdaten und Belegen ersetzt den Pendelordner. Für die Lohnabrechnung werden Stunden, Zuschläge, Jobtickets und Abzüge vor der Übergabe als Prüfliste kontrolliert – erst nach Freigabe geht die Datei an die Lohnsoftware.

Umsatzsteuer und Auswertungen

Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast pro Monat lassen sich aus den erfassten Rechnungen vorbereiten und auswerten. Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Vorbereitungen für die Bilanz entstehen als Auswertung – die Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung bleibt wichtig.

Mehr unter Finanzen & Buchhaltung.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Stand: November 2026.