E-Rechnung für Gebäudereiniger: Fristen, Formate und was jetzt zu tun ist

Reinigungsfirmen schreiben viele Rechnungen – oft jeden Monat für jedes Objekt. Die E-Rechnungspflicht verändert diesen Ablauf grundlegend: Ein PDF per E-Mail reicht im Geschäft mit Unternehmen bald nicht mehr aus.

Die Fristen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle übrigen Unternehmen.

Für Kleinunternehmer gelten Ausnahmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen schon heute meist als XRechnung gestellt werden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Daten sind maschinenlesbar, sodass der Empfänger sie ohne Abtippen in seine Buchhaltung übernehmen kann. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Beide Formate sind zulässig. XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei Behörden Standard. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten – für Hausverwaltungen und Unternehmen meist die angenehmere Variante, weil die Rechnung weiterhin wie gewohnt aussieht. Ab Version 2.0.1 und in einem Profil, das der EN 16931 entspricht, erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen.

Checkliste für Ihre Umstellung

• Umsatz 2026 prüfen: Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Pflicht ab 2027.
• Rechnungsprogramm prüfen: Kann es ZUGFeRD (EN 16931) und XRechnung erzeugen?
• Kundenstammdaten vervollständigen: Rechnungsadressen, E-Mail für Rechnungseingang, bei Behörden die Leitweg-ID.
• Empfang organisieren: Eingehende E-Rechnungen müssen lesbar gemacht und archiviert werden.
• Steuerberatung einbeziehen: Klären Sie Übergabe und Archivierung mit Ihrer Kanzlei.

Der eigentliche Vorteil: weniger Handarbeit

Die Umstellung ist eine gute Gelegenheit, den Rechnungsprozess insgesamt zu vereinfachen. Wenn Monatsrechnungen automatisch aus wiederkehrenden Aufträgen entstehen und Sonderleistungen direkt aus der Zeiterfassung kommen, sparen Sie nicht nur Formatfragen, sondern jeden Monat Stunden. Mehr dazu auf unserer Seite Rechnungen & E-Rechnung.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Stand: November 2026.