Software für Gebäudereinigung auswählen: 10 Fragen, die Sie stellen sollten

Nur ein Teil der Reinigungsbetriebe arbeitet flächendeckend mit einer Branchensoftware. Der Rest organisiert sich mit Excel, Papier und Messenger. Wer umsteigen will, steht vor einer großen Auswahl. Diese Fragen helfen beim Vergleich.

1. Deckt die Software Ihre wichtigsten Abläufe ab?

Schreiben Sie auf, was heute am meisten Zeit kostet: Dienstplan, Stunden, Rechnungen, Krankmeldungen? Prüfen Sie diese Abläufe zuerst. Funktionen, die Sie nie nutzen, sind kein Vorteil.

2. Ist alles in einem System verbunden?

Der größte Zeitgewinn entsteht, wenn Auftrag, Einsatz, Zeit, Lohn und Rechnung zusammenhängen. Fragen Sie, ob Daten automatisch weiterfließen oder exportiert und importiert werden müssen.

3. Können Ihre Mitarbeitenden die App bedienen?

Testen Sie die Mitarbeiter-App mit echten Beschäftigten – idealerweise auch mit Personen, die wenig Deutsch sprechen. Wenn Einstempeln mehr als zwei Fingertipps braucht, wird es im Alltag nicht genutzt.

4. Wer sieht welche Daten?

Objektleitungen brauchen andere Informationen als die Lohnbuchhaltung. Ein gutes Rechtekonzept sorgt dafür, dass niemand Gehälter oder Kundenpreise sieht, der sie nicht braucht.

5. Wo liegen die Daten?

Fragen Sie nach dem Standort der Server, nach Backups und nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei Personaldaten sollten Sie keine Kompromisse machen.

6. Wie kommen Ihre Daten hinein – und wieder heraus?

Klären Sie, wer die Datenübernahme macht und was sie kostet. Ebenso wichtig: Bekommen Sie bei Vertragsende einen vollständigen Export?

7. Ist die E-Rechnung abgedeckt?

Ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen Sie E-Rechnungen ausstellen. Die Software sollte ZUGFeRD und XRechnung können, ohne Zusatzmodul.

8. Passt die Software zu Ihrem Auftritt?

Wenn Kunden ein Portal nutzen oder Rechnungen aus dem System kommen, sollten diese wie Ihre Firma aussehen – nicht wie der Softwareanbieter.

9. Wie wird geschult?

Fragen Sie nach Schulungen für jede Rolle und nach Material für neue Mitarbeitende. Eine Einführung ohne Schulung scheitert selten an der Technik, aber oft an der Nutzung.

10. Was kostet es wirklich?

Rechnen Sie Einrichtung, Monatsgebühren, Zusatzmodule, Schulungen und Schnittstellen zusammen. Vergleichen Sie das mit der Zeit, die Ihre Verwaltung heute für Stundenzettel, Pläne und Rechnungen aufwendet.

Unser Tipp

Testen Sie eine neue Software nicht nur in einer Präsentation, sondern mit einigen echten Objekten über mehrere Wochen. So zeigt sich, ob sie im Alltag trägt. Wie eine Einführung bei uns abläuft, lesen Sie unter So starten Sie.