Krankmeldungen in der Reinigungsfirma organisieren – mit eAU und Vertretungsplan

In kaum einer Branche trifft ein kurzfristiger Ausfall so direkt den Kunden wie in der Gebäudereinigung. Fällt eine Reinigungskraft aus, bleibt ein Objekt ungereinigt – es sei denn, jemand springt schnell ein. Gute Organisation beginnt deshalb bei der Krankmeldung selbst.

Was sich mit der eAU geändert hat

Seit dem 1. Januar 2023 müssen gesetzlich versicherte Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr selbst vorlegen. Arbeitgeber rufen die Daten elektronisch bei der Krankenkasse ab. Das gilt auch für Minijobs – abgerufen wird dann bei der tatsächlichen Krankenkasse der Person, nicht bei der Minijob-Zentrale.

Unverändert bleibt: Mitarbeitende müssen die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden. Wie diese Meldung erfolgt – telefonisch, per Nachricht oder über ein Portal – legt der Betrieb fest.

Einen klaren Meldeweg festlegen

• Eine Stelle, an die alle Krankmeldungen gehen – nicht an wechselnde Personen per Messenger
• Meldung so früh wie möglich, spätestens vor Beginn des Einsatzes
• Angabe, welche Einsätze betroffen sind
• Hinweis, ob ein Arztbesuch geplant ist, damit die eAU später abgerufen werden kann

Von der Meldung zur Vertretung

Entscheidend ist, wie schnell aus der Krankmeldung eine Vertretung wird. Wenn die Meldung direkt im System ankommt, kann die betroffene Schicht automatisch als offen markiert werden. Die Objektleitung sieht sofort, wer frei ist, das Objekt kennt und in der Nähe wohnt – und plant mit einem Klick um. Die Vertretung bekommt den Einsatz direkt aufs Handy.

Saubere Daten für die Lohnabrechnung

Krankheitstage wirken auf Entgeltfortzahlung, Stundenkonten und Zuschläge. Werden sie zentral erfasst, stimmen Lohnabrechnung, Dienstplan und Zeiterfassung überein – und die Krankenquote lässt sich auswerten.

Im Mitarbeiterportal von reinora dauert eine Krankmeldung rund 30 Sekunden, der Vertretungsplan zeigt die Lücke sofort.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: November 2026.